Báo Pháp Luật TP.HCM ngày 4-3 có đăng bài “Biết khai sai nhưng vẫn xác nhận” phản ánh một trường hợp công khai bỏ bớt số người được thừa kế theo pháp luật. Do Phòng công chứng số 1 TP.HCM không yêu cầu biên bản niêm yết việc khai nhận di sản phải được đại diện phường ký tên, đóng dấu nên một cá nhân đã ung dung khai nhận mình là con duy nhất để hưởng trọn di sản.

Thật bất ngờ khi theo tìm hiểu của PV Báo Pháp Luật TP.HCM, thủ tục niêm yết văn bản khai nhận di sản tại phường, xã đang được nhiều cơ quan thực hiện theo kiểu mạnh ai nấy làm.

Phải đóng dấu mới có hiệu lực

Theo ông Hoàng Xuân Hoan, Trưởng phòng Công chứng số 2 TP.HCM, do Luật Công chứng không quy định nên hiện phòng này vẫn tiếp tục thực hiện các thủ tục khai nhận và phân chia di sản theo Nghị định 75 ngày 8-12-2000 của Chính phủ và Thông tư 03 ngày 14-3-2001 của Bộ Tư pháp. Theo đó, việc niêm yết do cơ quan công chứng thực hiện tại trụ sở UBND cấp phường, nơi thường trú (hoặc tạm trú) trước đây của người để lại di sản. Cơ quan công chứng phải cử người trực tiếp niêm yết, có sự chứng kiến của đại diện UBND cấp phường.

Về thủ tục niêm yết, áp dụng theo Nghị định 58 ngày 24-8-2001 của Chính phủ (về quản lý và sử dụng con dấu), Phòng Công chứng số 2 yêu cầu lãnh đạo UBND phường ký tên xác nhận và đóng dấu vào biên bản niêm yết. Ông Hoan lý lẽ: “Phải có đóng dấu thì văn bản mới có giá trị pháp lý. Nếu tôi ký mà không có đóng dấu thì đó chỉ là chữ ký của cá nhân tôi chứ không phải là chữ ký của công chứng viên Hoàng Xuân Hoan”.

Ông Trần Anh Tuấn, Trưởng phòng Công chứng số 3 TP.HCM, cho biết: Sau khi thụ lý hồ sơ khai nhận di sản, công chứng viên sẽ gửi văn bản đề nghị UBND cấp phường niêm yết trong 30 ngày. Tiếp đó, cán bộ của phòng công chứng sẽ đến UBND phường để thực hiện việc niêm yết công khai. Việc niêm yết này phải có chữ ký xác nhận của cán bộ công chứng và đại diện UBND phường. Sau đó, chủ tịch UBND phường (hoặc phó chủ tịch được ủy quyền) phải ký tên và đóng dấu xác nhận vào biên bản niêm yết. Vì chưa có hướng dẫn nên phòng này cũng tự soạn thảo các biểu mẫu liên quan (văn bản, biên bản niêm yết…) để giải quyết các hồ sơ về thừa kế.

Chỉ ký tên cũng được

Riêng Phòng Công chứng số 1 TP.HCM thì có cách làm khác. Trưởng phòng Nguyễn Quang Thắng cho biết việc niêm yết tại phường thường gặp nhiều khó khăn. Có phường chịu ký xác nhận và đóng dấu, có phường chỉ đồng ý ký tên. Để gọn nhẹ, phòng này vẫn chấp nhận những biên bản niêm yết chỉ có chữ ký của cán bộ phường. Vẫn theo ông Thắng, để thực hiện đúng nguyên tắc luật định về việc tự chịu trách nhiệm của các bên khi giao dịch, Phòng Công chứng số 1 từng kiến nghị Bộ Tư pháp bỏ hẳn thủ tục niêm yết tại địa phương. Bấy giờ, nếu có tranh chấp thì các bên có thể khởi kiện ra tòa án.

Theo bà Võ Thị Hằng, Chủ tịch UBND phường Hiệp Bình Chánh, quận Thủ Đức, có phòng công chứng chỉ đem đến duy nhất một văn bản nên phường phải sao y để niêm yết, còn bản chính thì lưu. Cũng có phòng mang đến hai văn bản niêm yết. Trước giờ, biên bản niêm yết tại phường này đều do chủ tịch hoặc phó chủ tịch chuyên trách ký xác nhận và đóng dấu.

Ông Thân Trọng Minh, Chủ tịch UBND phường 4, quận Gò Vấp, cũng khẳng định trước nay phường này đều để chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký xác nhận, đóng dấu biên bản niêm yết. Sự cố bỏ sót đồng thừa kế như Báo Pháp Luật TP.HCM đã đăng tải chỉ là hãn hữu và có lẽ đã không xảy ra nếu Phòng Công chứng số 1 kiên quyết từ chối những biên bản chỉ có mỗi chữ ký của cán bộ phường.

Bà Ung Thị Xuân Hương, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM:

Sẽ thống nhất cách làm

Luật Công chứng không quy định về thủ tục niêm yết văn bản khai nhận di sản. Nhưng để hạn chế tình trạng khai báo sai sự thật, bỏ sót các đồng thừa kế, Sở vẫn yêu cầu các phòng công chứng thực hiện niêm yết công khai đối với việc khai nhận và phân chia di sản theo Nghị định 75 của Chính phủ.

Tuy nhiên, do lâu nay chưa có quy định hướng dẫn trình tự, thủ tục niêm yết các việc trên nên các cơ quan công chứng đã không có cơ sở thực hiện thống nhất. Sắp tới, Sở Tư pháp sẽ đề nghị Bộ Tư pháp ban hành thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Công chứng, trong đó có quy định cụ thể thủ tục niêm yết. Trước mắt, trong cuộc họp giao ban về hoạt động công chứng tới đây, Sở sẽ thống nhất cách làm chung đối với tất cả các phòng và văn phòng công chứng trên địa bàn TP.HCM.

SOURCE: BÁO PHÁP LUẬT TPHCM - HỒNG TÚ